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Möchtest du ein Tool, das funktioniert wie dein Gehirn? Wie eine Krake mit acht Armen und ein Netzwerk, in dem alles verknüpft ist? Dann solltest du dir Notion anschauen.
Aber Vorsicht: Du kannst dich schnell in den Möglichkeiten verlieren, also solltest du gerade kein dringendes Projekt haben. Es ist nämlich auch ein perfektes Prokrastinationstool.
Notion hilft mir seit fast über einem Jahr, alles beisammenzuhalten – denn Organisation im Business ist oft der Punkt, an dem es hakt. Termine, Ideen, To-dos, Contentplanung – schnell liegen Zettel überall herum oder alles verläuft sich in zig verschiedenen Apps.
Was es kann und wieso ich verloren bin, wenn es mal abstürzen sollte, erfährst du hier.
Notion ist für mich die perfekte Mischung aus:
Notizbuch – alles an einem Ort, nicht verteilt.
Datenbank – Tabellen, Übersichten, Filter, Verknüpfungen.
Projektmanagement-Tool – Aufgaben sortieren, Deadlines im Blick.
Was auch immer du brauchst: Notion kann das. Wie, weiß ich oft selbst nicht, denn ganz ehrlich: Dir platzt der Kopf, wenn du langsam merkst, was es alles kann. Und ich benutze wahrscheinlich nur 20 % von dem, was alles möglich ist.
Im Gegensatz zu anderen Tools wie Trello oder Google Docs kann ich mir in Notion meine eigene Arbeitsumgebung bauen. Kein starres System, sondern ein flexibles.
Gerade für viele unterschiedliche Themen, Workflows und bei viel Inhalt lässt sich in Notion alles super sortieren und verknüpfen.
Ich nutze Notion zum Beispiel für:
Content-Planung: Ideen sammeln, Beiträge strukturieren, Redaktionsplan führen.
Ich kann hier z. B. wunderbar alle wichtigen Ressourcen wie genutzte Audios oder Bilder/Videos abspeichern oder verlinken. Diese sind mit einer Musikdatenbank oder Bilderdatenbank verbunden, in der vermerkt ist und wo alles herkommt.
Projekte: Jedes Projekt bekommt eine eigene Seite – mit To-dos, Dateien, Status, Infos usw.
Wissenssammlung: Alles, was ich lerne, schreibe ich auf. So geht nichts verloren.
Business-Übersicht: Angebote, Rechnungen, Abläufe – alles an einem Ort. Natürlich habe ich auch alles zu meinen eigenen Social Media Konten oder Inhalten hier strukturiert.
Tipp 1
Starte klein! Öffne eine leere Seite und beginne mit einer simplen Liste. Notion wächst mit dir – du musst nicht gleich das perfekte System haben.
Tipp 2
Wenn dich die Möglichkeiten überfordern (so ging’s mir irgendwann – ich war eher stundenlang damit beschäftigt, alles einzurichten, als meine Arbeit zu machen), kannst du dir auch fertige Templates kaufen. Da gibt es einige, und du suchst dir einfach das passende raus.
Alles an einem Ort
Für die Organisation hast du zehn Apps und 20 offenen Tabs? Das brauchst du dann nicht mehr. In Notion läuft alles zusammen.
Anpassbar auf dein Business
Du baust dir deine Strukturen so, wie du sie brauchst. (Natürlich kannst du es auch für deine private Organisation nutzen. Viele mit ADHS schwören drauf)
Kostenlos zum Start
Die Basis-Version reicht für die meisten völlig. Sie ist mega umfangreich und bisher bin ich noch nicht an ihre Grenzen gestoßen. Natürlich gibt es aber Möglichkeiten zum upgraden für Teams oder wenn du mehr Dateien hochladen willst.
Viele lassen sich am Anfang von den Möglichkeiten erschlagen. Ich empfehle:
Fang mit einer Datenbank und Seite an, z. B. „Meine To-dos“.
Wenn du merkst, was dir fehlt, baue Stück für Stück weiter.
Schau dir Templates an – aber nimm nur das, was dich wirklich unterstützt.
Notion ist flexibel – du passt es deinem Business an, nicht umgekehrt.
Es hilft dir, alles an einem Ort zu bündeln und untereinander zu Verknüpfen.
Fang klein an, bau dein System Stück für Stück.
So wird Organisation weniger Last – und mehr ein Werkzeug, das dir Zeit und Kopf frei macht für das, was dir wichtig ist.
Hier geht die Reise weiter. Stöber durch die beliebtesten Artikel:
© 2025 Julia Menge